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こんにちは。こげぱんです。

9月16~19日の3連休で青年海外協力隊派遣予定の同期他28名で登米に行って来ました。
その後、こげぱん隊でブログの連載をさせていただきありがとうございます。
今回は趣向を変えていかに〈バスをチャーターして登米に行くまでの流れ〉ついて紹介させていただきます。現地はまだまだ人手不足。仲間を連れて登米に行く際の参考にしていただければと思います。

 

<こげぱん隊概要>
期間:9月16日(金)夜東京発~19日(月)東京戻り 登米1泊行き帰り車中泊
参加者:青年海外協力隊派遣予定16名+一般ボランティア11名(28名乗りバスをチャーター)

 

<バスをチャーターして登米に行くまでの流れ>

1) 仲間を募る。コアメンバーでボランティアツアーの概要(期間、参加者数、行先、予算など)を考える。(出発1ヶ月前)
まずは、誰といつ、何人くらいで、どこに行くか概要を考える必要があります。今回は協力隊派遣前訓練中にボランティアに行きたいという声が上がり協力隊同期から10名くらいは集まるだろうとの見当を付けました。また、そのメンバーでミーティングを行い、一番参加できる人が多い期間を設定しました。行先は、私が一番現地の状況を把握している登米に決めました。

 

2) 旅行社やバス会社にバスチャーターの見積もりをお願いする。(出発3週間前)
1で考えた概要をもとに旅行社やバス会社に見積もりをお願いします。私はRQとも繋がりの深い日本旅行さんに見積もりをお願いしましたが、いくつか見比べてもいいかもしれません。この時のポイントが、現地での活動期間中もバスを利用できるようにすること。例えば登米の場合、登米拠点から小泉の沿岸部に移動したり、現地到着後の移動手段についても考える必要があります。行き帰りのみのチャーターの方が安いですが、現地に着いてからの移動手段確保は難しいので、活動期間中もバスを利用できるようにしておくことを強くおすすめします。
ちなみに、私たちの場合料金は28人乗りで26万円ほど(運転手の現地宿泊費、ガソリン代含む)でした。高速代については各自治体で主催者側で申請することで無料になります。申請書類が必要になりますので詳しくは、東京本部にお尋ねください。

 

3) 現地拠点に団体参加の申し出と調整を行う。(出発2週間前)
バスチャーターの申し込みをする前に、東京本部に連絡し、参加申込書をメール等で送付してもらいます。必要事項に記入し返信したら、申込み完了。ご希望の日程や条件で受け入れ可能か東北本部からご連絡します。日程が確定したら、活動内容や到着時間を調整します。
人数が多いと、既に団体での参加申込みが入っている日はお断りすることもあります。

 

日程を確定して参加者募集を開始する前にお問い合わせすることをお勧めします!

 

4) バスチャーターの申し込みを行い、本格的に参加者募集スタート(出発2週間前)
バスチャーターの申し込みを行い、下記ポイントを決定したら本格的に申し込みをスタートします。
こげぱん隊の場合、28人乗りのバスをチャーターしましたが、協力隊同期だけでは足りないので東京本部にお願いして一般ボランティアの方にも紹介していただきました。
参照:こげぱん隊募集記事へのリンクを貼っていただければ
仲間だけでは足りないという場合はぜひ東京本部にご相談ください。

 

◇参加者募集にあたり決定するポイント

 


集合日時

登米までは東京から車でスムーズに行けば6時間程です。夜行の場合、あまり早すぎる集合時間は運転手にも負担になりますので東京集合の場合10時頃がベストでしょうか。現地到着時間の目安は6~7時です。集合時間は出発時間の15分前くらいに。

集合場所

バスが停車できる場所を考える必要があります。こげぱん隊は東京駅から徒歩5分程の鍛治橋駐車場を利用しました。

解散日時

こげぱん隊は地方からの参加者が多かったため、夜に東京に着いても東京で宿泊費がかかるということで、少し割高でも夜行で帰ってくることにしました。

解散場所


すぐに荷物を降ろして解散することを考えれば、集合場所ほどバスの停車を心配する必要はありません。

参加費


バスチャーター代、駐車場代、運転手への心づけの他、バス手配・高速道路無料申請など各種手配についての通信費等を考え、参加費を設定します。
申込窓口
東京本部を通して募集する方については、申込窓口は東京本部にすることをおすすめします。今回は、東京本部で参加者を把握した後、私から出発にあたってのご案内(集合場所の詳細、こげぱん隊の趣旨など)をお送りしました。
緊急連絡先
集合当日も遅刻等の連絡が受けられる電話番号とメールアドレスなど

 

☆参加申し込み者へお願いすること☆

・RQホームページからのボランティア参加申し込みは不要です!
(※二重に申込みをしてしまうことになるのでHPからは申込みをしないようにご案内ください)

・荷物の準備→レンタル品については主催者を通して現地総務と相談してください。
       登米到着までの食事については、途中のサービスエリアやコンビニでも購入可能です。

・説明会への参加→RQがどのようなものか知ってから参加することで活動の質が変わります。

出発直前になると何かと質問が増えてくるものです。参加者同士での物(寝袋など)の貸し借りも有効です。こげぱん隊では、協力隊同期とfacebook上で「こげぱん隊コミュニティ」を作り、情報を共有しました。

6.出発当日
 
何より大切なことは運転手さんや参加者同士で良い関係を作ること。こげぱん隊では同じバスで行くメンバーとして簡単に自己紹介などを行いました。経験者がいる場合は、経験談を共有してもいいかもしれません。こげぱん隊では、他に現地で使う名札づくりや活動のしおりの読み合わせを行いました。もしできそうな場合は、東京本部に事前に連絡して名札シートや活動のしおりをもらってください。
途中の休憩で参加者を見失わないように緊急連絡先を再確認しておくことも有効です。(携帯電話の充電を忘れずに)

 

まだまだ書ききれないこともありますが、このような手順で準備を進めていけばとりあえず出発できます。大切なことは、現地総務・東京本部・旅行社・バス運転手・参加者など関係する人たちとやり取りしやすい関係を築くこと、そして、「現地に行くこと」。ボランティアを通して出会った仲間、現地で見たもの、感じたことは必ず今後のプラスになると信じてこげぱん隊は出発しました。ぜひ多くの方に現地に足を運んでいただければ幸いです。

By こげぱん隊主催者 こげぱん inケニア

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